Tietosuojaseloste

Päivitetty 21.8.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Etelä-Pohjanmaan Tanssiyhdistys ry käsittelee Étoile Ballet Grand Prix -kilpailuun hakevien, kilpailuun osallistuvien sekä heidän huoltajiensa henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Etelä-Pohjanmaan Tanssiyhdistys ry
Étoile Ballet Grand Prix -kilpailun järjestäjä

Sähköposti: eptanssiyhdistys@mail.com

Tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevat yhteydenotot ja pyynnöt voi lähettää yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Étoile Ballet Grand Prix -kilpailun suunnittelua, järjestämistä ja toteuttamista varten.

Tietoja voidaan käsitellä erityisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• kilpailuhakemusten vastaanottaminen ja käsittely
• hakijoiden kelpoisuuden ja kilpailusarjan määrittäminen
• videoesikarsinnan järjestäminen ja arviointi
• kilpailijoiden valinta
• yhteydenpito hakijoihin, kilpailijoihin ja alaikäisten kilpailijoiden huoltajiin
• kilpailuun osallistumisen vahvistaminen
• kilpailuohjelman ja aikataulujen laatiminen
• kilpailumusiikkien ja ohjelmistotietojen käsittely
• osallistumismaksujen ja muiden kilpailuun liittyvien maksujen käsittely
• kilpailun käytännön järjestelyt
• kilpailusuoritusten arviointi ja tulosten muodostaminen
• kilpailutulosten ja palkittujen kilpailijoiden julkaiseminen
• kilpailuun liittyvä viestintä ja tiedottaminen
• lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitoa koskevien velvoitteiden, täyttäminen.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Kilpailuun hakemisen ja osallistumisen yhteydessä voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• kilpailijan nimi
• syntymäaika ja/tai ikä
• kilpailusarja
• yhteystiedot
• asuinpaikkakunta
• baletti- tai tanssikoulu
• kilpailuohjelmisto ja variaatio
• musiikkitiedosto ja siihen liittyvät tiedot
• esikarsintavideo
• hakemukseen ja kilpailuun osallistumiseen liittyvät tiedot
• kilpailusuoritukseen, arviointiin ja kilpailutuloksiin liittyvät tiedot
• maksuihin liittyvät tarpeelliset tiedot.

Alaikäisen kilpailijan osalta voidaan lisäksi käsitellä yhteyshenkilön:

• nimeä
• sähköpostiosoitetta
• puhelinnumeroa
• muita kilpailuun osallistumisen ja yhteydenpidon kannalta tarpeellisia tietoja.

Keräämme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia kilpailun järjestämiseksi tai joiden käsittelyyn on muu asianmukainen oikeusperuste.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu käsittelyn tarkoituksesta riippuen:

• kilpailuun hakemiseen ja osallistumiseen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseen
• rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun järjestää ja hallinnoida kilpailua
• rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen
• rekisteröidyn tai tarvittaessa alaikäisen kilpailijan huoltajan antamaan suostumukseen silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Suostumukseen perustuva käsittely pidetään erillään sellaisesta henkilötietojen käsittelystä, joka on välttämätöntä kilpailuun hakemiseksi tai osallistumiseksi.

5. Videoesikarsinta

Kilpailuun hakemiseen kuuluu videoesikarsinta.

Hakijan toimittamaa esikarsintavideota käytetään ainoastaan hakijan arviointiin, esikarsinnan toteuttamiseen ja kilpailijoiden valintaan, ellei videon muusta käytöstä ole erikseen sovittu.

Esikarsintavideoita voivat käsitellä vain kilpailun järjestämisen ja valinnan kannalta tarpeelliset henkilöt sekä esiraadin jäsenet.

Esikarsintavideoita ei julkaista kilpailun verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa tai muissa julkisissa kanavissa ilman erillistä asianmukaista perustetta tai suostumusta.

6. Alaikäisten henkilötietojen käsittely

Étoile Ballet Grand Prix -kilpailuun osallistuu myös alaikäisiä kilpailijoita.

Alaikäisten henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta ja tietoja käsitellään vain kilpailun järjestämisen kannalta tarpeellisessa laajuudessa.

Kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, huoltajan suostumus pyydetään silloin, kun sitä sovellettavan lainsäädännön perusteella tarvitaan.

Kilpailun järjestäjä voi pyytää alaikäisen kilpailijan huoltajaa vahvistamaan kilpailuun osallistumisen sekä tarvittavat kilpailuun liittyvät tiedot.

7. Valokuvaus ja videointi kilpailutapahtumassa

Étoile Ballet Grand Prix on yleisölle avoin tapahtuma, jossa voidaan ottaa valokuvia ja videotallenteita kilpailun dokumentointia ja viestintää varten.

Kilpailijoiden tunnistettavien kuva- ja videotallenteiden käyttämisestä esimerkiksi kilpailun verkkosivuilla, sosiaalisen median kanavissa ja markkinoinnissa perustuu suostumukseen, jota kysytään kilpailuun ilmoittautumisen yhteydessä.

Kuva- ja videomateriaalin markkinointikäyttöön annettava suostumus on vapaaehtoinen eikä suostumuksen antamatta jättäminen estä kilpailuun hakemista tai osallistumista.

Tapahtuman yleisluonteisesta kuvaamisesta ja mahdollisista kuvauskäytännöistä tiedotetaan tarvittaessa myös kilpailupaikalla.

8. Kilpailutulosten julkaiseminen

Kilpailun tulokset ja palkittujen kilpailijoiden nimet voidaan julkaista Étoile Ballet Grand Prix'n verkkosivuilla, sosiaalisen median kanavissa, kilpailupaikalla sekä kilpailuun liittyvässä viestinnässä.

Julkaistavia tietoja voivat olla esimerkiksi:

• kilpailijan nimi
• kilpailusarja
• sijoitus tai myönnetty palkinto
• edustettu tanssi- tai balettikoulu, mikäli tieto on ilmoitettu julkaistavaksi.

Tulosten yhteydessä ei julkaista kilpailijan yhteystietoja, syntymäaikaa tai muita kilpailun tulosten julkaisemisen kannalta tarpeettomia henkilötietoja.

9. Henkilötietojen lähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti:

• kilpailijalta
• alaikäisen kilpailijan huoltajalta tai esimerkiksi tanssinopettajalta
• kilpailuun liittyviltä sähköisiltä lomakkeilta
• kilpailun aikana syntyvistä arviointi- ja tulostiedoista

10. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Étoile Ballet Grand Prix -kilpailun ilmoittautumisessa ja maksujen käsittelyssä käytetään ulkopuolisia sähköisiä palveluja.

Kilpailuun liittyviä henkilötietoja voivat käsitellä tarpeellisessa laajuudessa:

• Etelä-Pohjanmaan Tanssiyhdistys ry kilpailun järjestäjänä ja rekisterinpitäjänä
• kilpailun järjestämiseen osallistuvat henkilöt
• esiraadin jäsenet ja kilpailun tuomaristo niiltä osin kuin tiedot ovat heidän tehtäviensä kannalta tarpeellisia

• Google Forms / Google Workspace (Google) ilmoittautumis- ja hakulomakkeiden käsittelyssä
• Payable Forms Google Forms -lomakkeisiin liitettyjen maksutoimintojen toteuttamisessa
• PayPal maksujen vastaanottamisessa ja maksutapahtumien käsittelyssä
• kirjanpito- ja muut palveluntarjoajat siltä osin kuin henkilötietojen käsittely on palvelun toteuttamiseksi tarpeellista.

Maksupalvelun yhteydessä PayPal käsittelee maksamiseen tarvittavia tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä ja käyttöehtojensa mukaisesti.

Etelä-Pohjanmaan Tanssiyhdistys ry ei tallenna maksajan PayPal-tilin salasanaa tai maksukortin täydellisiä tietoja.

Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille tahoille.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille silloin, kun laki sitä edellyttää.

11. Henkilötietojen siirtäminen EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Kilpailun järjestämisessä käytetään kansainvälisten palveluntarjoajien, kuten Googlen ja PayPalin, palveluja. Näiden palvelujen käytön yhteydessä henkilötietoja voidaan käsitellä tai siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Palveluntarjoajat vastaavat omalta osaltaan henkilötietojen käsittelystä omien tietosuojakäytäntöjensä ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Mahdolliset henkilötietojen siirrot EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisia siirtoperusteita ja suojatoimia käyttäen.

12. Maksamiseen liittyvät henkilötiedot

Kilpailuun liittyvät maksut suoritetaan sähköisesti ilmoittautumislomakkeeseen liitetyn maksutoiminnon kautta.

Maksujen toteuttamisessa käytetään Payable Forms -lisäosaa ja PayPal-maksupalvelua.

Maksamisen yhteydessä maksupalveluntarjoajat voivat käsitellä esimerkiksi maksajan nimeä, yhteystietoja, maksun määrää, maksutapahtuman tunnistetietoja sekä muita maksun toteuttamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tarvittavia tietoja.

Etelä-Pohjanmaan Tanssiyhdistys ry käsittelee maksuihin liittyviä tietoja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista maksun kohdistamiseksi oikeaan hakijaan tai kilpailijaan, maksujen seurannassa, mahdollisten maksuihin liittyvien selvitysten hoitamisessa sekä kirjanpidossa.

Maksupalveluntarjoajat voivat toimia henkilötietojen osalta itsenäisinä rekisterinpitäjinä silloin, kun ne käsittelevät tietoja omien lakisääteisten velvoitteidensa, maksupalvelujen turvallisuuden, väärinkäytösten ehkäisemisen tai muiden omien tarkoitustensa perusteella.

Maksuihin ja kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään sovellettavan lainsäädännön edellyttämän ajan.

13. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja niitä suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Tietojen käyttöoikeudet rajataan henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen. Sähköiset tiedot säilytetään asianmukaisesti suojatuissa järjestelmissä.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus muun muassa:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• pyytää pääsyä itseään koskeviin henkilötietoihin
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää henkilötietojen poistamista silloin, kun siihen on lain mukaiset edellytykset
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun siihen on lain mukaiset edellytykset
• saada tietyissä tilanteissa itse toimittamansa tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Tietosuojaa koskevat pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen:

eptanssiyhdistys@mail.com

Pyynnön esittäjältä voidaan tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi.

15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojasäännösten vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

16. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Etelä-Pohjanmaan Tanssiyhdistys ry voi päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi kilpailun järjestelyjen, käytettävien palvelujen tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan Étoile Ballet Grand Prix'n verkkosivuilla.

Kirjoita tekstisi tähän...